１．日時：令和６年３月31日（日）10:00〜11:30
２．場所：六会市民センター ２階第一談話室
３．開会挨拶（会長）
「５年ぶりの対面開催。年明けの能登半島地震や各地での地震、災害を受け、自治会の互助の必要性を再確認している。
今年度の報告を踏まえ、次年度に向けての意見交換の場としたい。」
４．総会の定数確認
・出席43、委任状63、計106。
・正会員135。湘風台自治会規約に基づき、会員数の過半数を超えたため本総会は成立。
５．議長、書記選出
・議長：山口会長（３組）／書記：須藤（５組）で承認
６．議事
【議題１】令和５年度自治会事業報告（別紙参照）
①自主事業「夕涼みウォークラリー」（副会長・自主事業：水野）
・コロナを経て、従来の夏祭りの形を見直し。
飲食を伴う活動の自粛、路上の騒音や匂い問題などが課題としてあったが、夏祭りの意義、経緯を踏まえ、住民同士の交流の場をなくさないよう、代替案を提案、実施した。
・企画・運営には、体育・自主事業係の協力を得た。町内を周りスタンプラリー、ゲーム等を行った。
・当日の飛び入り参加も含め、38世帯、70〜100名弱が参加した。
・当日の様子はニュースレターで報告。飲食物の提供をしなかったので、子どもには子供会と協力し参加賞（お菓子）配付、大人にも参加賞配付。
・防災の観点からも顔の見える関係を作れる自主事業は継続したい。
②路上喫煙対策（副会長：庄司）
・町内のポイ捨て改善のため、日大や市環境総務課と交渉を重ねた。
・すぐにできる対策として、市の協力の下、自治会内の路面25箇所に「ポイ捨て禁止シート」を設置。
・今後も引き続き対策が必要。
③業務のデジタル化・スリム化
・役員や係業務の精選、特に、広報、会計係の業務軽減を目指して広報や回覧板等のデジタル移行について、試行を始めた。
④新旧役員間の引き継ぎ改善
・前任者が１年間サポートする仕組みを明確にするため、役員表に旧役員の指名を記載した。
○事業報告（抜粋）
【自治会活動】
（４月印刷切れ部分の補足）広報配付（毎月２回）、準会員会費徴収
（9月）敬老お祝い品は９名に贈呈
【自治会連合会】資料のとおり
【社会福祉協議会】理事会に会長が参加。三種の寄付・募金は会計が対応。
【防犯協会】六会地区の各自治会から防犯部長が集まり組織。市民センターに事務局。
４自治会で１つの班を構成。
業務は、防犯灯の維持管理、会議やキャンペーンへの参加、防犯パトロール。
防犯パトロールは、毎月１回、平日19時〜、富士見台と合同で、２つの自治会の地区内をパトロール。
防犯部長、防犯係、会長、民生委員が参加。
【交通安全】主に交通安全運動街頭指導と会議の出席。中止となる会議やキャンペーンも多かった。
【防災リーダー】主に六会地区の防災リーダー会への出席、総合防災訓練に伴う会議と当日の運営。
防災訓練実行委員会／広報部会／研修部会の３つのうち、いずれかに参加
六会地区総合防災訓練は22名参加、防災係に各ブースの役割を割り振った。炊き出し訓練など実際に役立つ内容もあるがイベント色が強い。
顔の見える関係作りに役立っており、子ども向けの催しもあるので、是非家族で参加して欲しい。
【社会体育振興協議会】７つのイベントへの参加窓口（募集、運営、報告）、自主事業の手伝い
体育係は募集（回覧板）、自主事業の手伝いを担った。
回覧板の回し方は広報係と体育係の分担が各班によって異なる。確認が必要。
【子供会】3/20（火）に歓送迎会（卒業生２名、新入生２名）を無事実施した。
＜質疑応答＞なし。議題１について承認
【議題２】令和５年度収支決算報告
・決算額と補足のみ報告。他資料参照。
・自治会費：令和４年度の総会で、「正会員の会費は徴収しない」ことを承認→徴収０円
・資源協力費：コロナ禍は資源ごみの回収に係る市からの交付金が増額。今年度は額が戻ったため差額。
・地域団体会費：天神体協祝儀は今年度から不要との連絡あり。予算計上したが支出0円。
・文化教養費：子供会運営費は子供会からの要請に基づき予算計上、執行。
体育大会関係費は、弁当代を含めた予算計上をしたが、午前中のみの計画になったため飲み物のみの提供になった。
自主事業関係費は、会員からの景品の提供等の工夫により、100,000円以下に収まった。夏祭りを実施していた頃はビールの販売による収入もあった。
・会計監査報告：3月1日に会計監査を実施。適正に処理されていた。
＜質疑・応答＞
・加藤（２組）：報告書の「増減額」欄の記載について。予算比ではないのか？例えば、地域団体会費について、予算5,000円、決算０円で増減額5000円はどういう意味か？
→会計より：「増減額」は執行残金の意味。
・その他なし。議題２について承認
【議題３】令和６年度役員並びに係の選出について
・会長のみ再任希望。２年任期の方が業務や引き継ぎを円滑に行えると考えた。
・他の役員は各組から輪番で選出。役員の再任については規約に基づく。
任期終了前に役員会の再任の意思を確認。監事・顧問は自治会規約による。
＜質疑応答＞なし。議題３承認
【議題４】令和６年度事業計画（案）
・重点６項目（別紙参照）
①自治会ホームページ開設
・HP維持管理のため、有志の実施委員会を設置する
・広報や回覧板は、デジタル移行により不要な方へは紙資料の配付をしない。必要な方には継続配付。
②組替えおよび係の構成の見直し
・集合住宅及び高齢化を踏まえ、検討中
③自主事業の検討と実施
・防災の観点からも顔の見える関係作りが目的
・有志の実施委員会による企画・運営を検討
⑤繰越金
・昨年度の総会決議により、繰越残高５０万円以下になったら会費徴収を行う。
（年間の支出額を基に考えると）あと２年くらいで会費徴収再開が必要ではないかという見通し。
⑥防災関連
・各家庭での備えを促し、防災情報を周知することを基本とする。その上で必要な備品を検討。
○例年の事業より
・災害発生時の避難場所、避難方法の会員への周知
・日大避難所委員会への参加、指定避難場所（６自治会、日大の体育館）
・敬老のお祝い：年齢について検討
＜質疑応答＞
○防災関連について
夏目（10組） ⑥より、防災装備を「他自治会は装備している」とのことだが、条件が異なる。
本自治会の防災倉庫は遠く（市民の家）、スペースの余裕もなく、実際に活用できるかは疑問があるので、備蓄を進めるのは現実的ではないのでは。
昨年度の役員会では各家庭での備えが基本であると確認した。
→役員より：役員会でも検討。防災用品の購入案も出たが現実的ではない。
機器類は維持管理も含めて必要であり、他の自治会に倣って備品購入するという意味ではない。
要検討事項。
○繰越金について
夏目（10組）今年度の決算報告での繰越金の使用額（当期支出合計と当期収入合計の差額268,274円）から考えて、あと２年程度で会費徴収というのは計算が合わないのでは？
堀江（５組）元々、繰越金は、自治会内で何か大きな出費が必要になった際に、会員各家庭から高額な臨時徴収をせずに済むようにと年々蓄えてきたものだと聞いている。
新年度の役員会の中で、「過去の会員の意思を無視して、現在の会員への還元に当てるのは早計ではないか」との意見が出た。
役員の選出も立候補や輪番などが入れ替わり、目的や意思がうまく引き継がれなくなったのだと考える。
改めて、繰越金の目的や用途についても確認した上で、予算の見直しをしていきたいと考えている。
・その他なし。議題４について承認
【議題５】令和６年度収支予算（案）
・前年度との違いのみ説明
・資源協力費：資源ゴミの補助金は30,000円に減額した。
・地域団体会費：天神社体協の祝儀は引き続き0円で計上した。
・文化教養費：子供会運営費は子供会からの要望による金額。自主事業はウォークラリー以外の事業も実施する可能性を検討し、増額した。
・自治会活動費：役員報酬は、役員１名減のため減額。
交通通信費は、切手代の実績をもとに増額した。HP運営費は、ホームページ運営と維持管理のため、新たに項目立てした。
防災関連費も新たに項目立てした。
・先ほどの繰越金の質問に関連して、補足説明。
「当期支出合計（672,500円）から、当期収入合計（170,000円）を引くとおよそ500,000円。
毎年の支出のために、繰越金から500,000円程度の支出が必要。
先ほど、会費徴収再開は２年後の見通しという話が出たのは、時期繰越金が1,492,492円から毎年500,000円ずつ使用したと想定した計算。
＜質疑応答＞
○繰越金について
道家（１組）：会費徴収を再開する基準額が500,000円とのこと。
繰越金の経緯を踏まえ、この額の設定で良いかについては新年度、役員会や自治会全体で検討するか？また、この件については明文化されているか？繰越金の目的を明確化した上で、扱いについて至急検討し、再来年度の予算案に反映させて欲しい。
夏目（10組）：繰越金と正会員の会費徴収停止については令和４年度総会決議による（※１）。
昨年度の総会は書面開催。各議題について書面で賛否を取っている。必要に応じて総会決議で決めるということで承認を得ているので、検討していただけると良い。
※１ 令和４年度総会資料「議題６：正会員年会費に関する時限的措置について」より抜粋
「（前略）…当自治会としては繰越金を会員に還元し、適正なレベルまで減少させる手法として以下を提案します。
『年次決算において繰越金額が50万円以下に減少するまでの時限措置として自治会規約第20条に定める正会員からの年次徴収を停止する。』
本時限措置は自治会規約と改変に該当せず、総会決議として効力を有するものとして取り扱い、将来、キャッシュフロー上の必要があれば、いつでも総会決議によって本時限措置を廃止することが可能です。」
→繰越金の扱い（目的、金額等）については、意見を踏まえて令和６年度に検討する。
○自主事業等への協力者への謝礼について
水野（４組）：役員には報酬があるが、自主事業の運営への協力者への謝礼についても、予算案、決算報告の中で明文化されると良いのではないか。
○ホームページの作成、管理について
前田（４組）：今年の1月からホームページを試作、運用を開始。現在はサーバー等自前で行っている。
自治会として継続していくためには、レンタルサーバーの使用、作成委員会の立ち上げ（３名程度）などが必要なため、有志の委員への協力をお願いしたい。
現在も検索エンジンで「湘風台自治会」と入力すると閲覧可能。
○その他
北村（１組）：「増減額」項目の△の表記は予算額に比べて「増加」の意味ではないのか？
→△の表記は「マイナス」の意味。プラスの場合は記号なしで表記。補註として△の意味を加筆する。
・その他なし。議題５について承認
【議題６】役員体制の見直しについて
・加筆訂正…「７、８組の合同輪番制が来年4月より」→「令和６年４月より」に訂正
＜質疑応答＞なし。議題６について承認